La factura electrònica

Factura electrònica

Amb la finalitat de tenir un millor control de les factures rebudes per les administracions i de garantir el cobrament per part dels seus proveïdors, a partir del 15 de gener de 2015, les factures que es presentin davant les administracions públiques han de ser electròniques i s’han de presentar en un dels punts generals d’entrada de factures electròniques.

Què és la factura electrònica

Té els mateixos efectes legals i ha de complir els requisits que qualsevol factura tradicional, amb l’única diferència de que ’expedició de la factura es realitza en format electrònic, via Internet i que s’ha de signar digitalment amb un certificat d’una entitat de certificació reconeguda.

Que no és una factura electrònica

No és un document digital com el d’una empresa quan rep una factura per correu electrònic (PDF, Excel,doc…)
No és un document digital amb una signatura escanejada i el segell de l’empresa.
No és un document digital signat amb un certificat digital no reconegut per l’AEAT. Ha de ser una entitat de certificació reconeguda.
No és una factura electrònica signada amb un certificat caducat.
Els certificats reconeguts tenen una durada màxima de quatre anys.

Qui està obligat a presentar la factura electrònica

Tots aquells proveïdors als quals es refereix l’article 4 de la Llei 25/2013, de 27 de desembre, d’impuls de la factura electrònica i creació del registre comptable de factures en el Sector Públic.
Societats anònimes.
Societats de responsabilitat limitada.
Persones jurídiques i entitats sense personalitat jurídica que no tinguin nacionalitat espanyola.
Establiments permanents i sucursals d’entitats no residents a territori espanyol, segons les regles establertes a la normativa tributària.
Unions temporals d’empreses.
Agrupacions d’interès econòmic, i altres societats de Fons d’inversions.

Normativa que regula les factures

La normativa s’ajusta a la directiva 2010/UE de la Unió Europea, que estableix un sistema europeu harmonitzat de facturació. Les factures, tant les convencionals com les electròniques, estan regulades al RD 1619/2012, de 30 de novembre.

Característiques de les factures electròniques

Segons determina el reglament que les regula, totes les factures tant si són en paper com si són en format electrònic, han de garantir tres requisits:
La llegibilitat de la factura.
L’autenticitat del seu origen, que garanteixi la identitat de l’emissor de la factura. I la integritat del seu contingut, que garanteixi que no ha estat modificat.
En les factures electròniques, la llegibilitat la donarà el programa informàtic que la crea o que la rep.
La forma més habitual de garantir-ho serà mitjançant signatura electrònica, basada en un certificat digital reconegut. Per tant caldrà disposar d’una signatura electrònica de la qual sigui titular l’entitat.

Tipus de factures electròniques

Hi ha dos tipus de factures electròniques:
En format estructurat.
En format no estructurat.
Ambdós formats són documents electrònics que poden ser tramesos mitjançant xarxes de comunicació, com Internet. Es diferencien, però, en què les primeres (format estructurat) permeten el seu tractament automatitzat, mentre que les segones, no.

Avantatges d’aquesta modalitat de facturació

Fer més curts els cicles de tramitació, inclòs el temps de cobrament.
Obtenir més seguretat en els processos.
Facilitar la lluita contra el frau (menor probabilitat de falsificació).
Estalvi de costos d’impressió, d’enviament i de manipulació.
Simplificació de la gestió. Millora del canal de comunicació amb el client.
Contribuir a la modernització del sistema.

Procediment per facturar a les Administracions

Cal presentar la factura electrònica pels serveis prestats al Registre públic de l’Administració contractant (o a aquell punt general de presentació de factures al qual n’estigui adherida), en el termini de 30 dies des de la data efectiva de prestació del servei.
L’Administració durà a terme el seu registre comptable, i li assignarà un codi d’identificació.
L’Administració reconeixerà l’obligació de pagament de la factura per part de l’òrgan competent, i farà la seva tramitació comptable. Durant tot el procés, el proveïdor podrà consultar l’estat de la tramitació.

Enllaços, documents i guies útils

Guia per l’emissió de factures electròniques a la Generalitat de Catalunya i al seu sector públic [PDF]
Directori comú d’unitats orgàniques i oficines (DIR3) [XLSX]

http://economia.gencat.cat/ca/ambits-actuacio/factura-electronia/
Relació d’entitats i empreses públiques a les quals s’ha de facturar electrònicament [PDF]

http://economia.gencat.cat/ca/ambits-actuacio/factura-electronica/
Punt general d’entrada de factures electròniques a Catalunya (e.FACT)

https://efact.eacat.cat/bustia/home.htm
Punt general d’entrada de factures electròniques de l’AGE (FACe)

http://economia.gencat.cat/ca/ambits-actuacio/factura-electronica/
Factura electrònica (Facturae)

https://www.facturae.gob.es/paginas/Index.aspx
Normativa estatal

https://www.facturae.gob.es/factura-electronica/Paginas/repertorio-legislativo.aspx
Envia la teva factura electrònica

https://www.facturae.gob.es/factura-electronica/Paginas/repertorio-legislativo.aspx

Fonts documentals

Generalitat de Catalunya

http://economia.gencat.cat/ca/ambits-actuacio/factura-electronica/Xarxanet.org